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E-mail EQ 管理 1999/04/14

隨著網路使用人口的增加,有個e-mail帳號不再是什麼新鮮事,e-mail的方便、迅速,使得人際間的發展關係更顯得無遠幅屆,在許多的企業裡,e-mail已經成為像是在桌上的電話一樣的一種基本通信工具了,雖說 e-mail 的確確是在溝通上扮演了重要的角色,但是,在我們享受它的方便之餘,你是不是也曾被越來越氾濫的e-mail所苦?

你是不是也有發過一些「不受歡迎的e-mail」而自己仍不知道?

朋友不想再收到你轉寄來的文章(要看話我不會自己上站去看?),但是又不好意思對你說呢?

其實這篇文章的主要目的,就是想告訴大家一些關於 e-mail 的禮節以及一些小常識,讓大家一起來做網路環保,讓你的 e-mail 更受朋友的歡迎。

這裡所說的e-mail禮節不是指傳統書信中的寫作禮節,而是依照 e-mail 這種電子媒體的特性,讓不論是收信人、發信人都能真正享受到e-mail的便利,不再讓人覺得你是在寄垃圾信。


一、儘量不要夾帶附件。

就是儘量不要以信件帶檔的方式(Attachment)來傳送信件,當然,如果是聯絡上的需要、或對方的要求,對方也知道你會以附件的方式寄檔案給他時,這時夾帶檔案就沒什麼關係了。

為什麼不建議各位在信件中夾帶檔案呢?是因為它會佔去不少時間來接收這個隨信夾帶過來的檔案,如果這個檔案不大,那倒無所謂,萬一隨信而來的是個大檔案一、二MB以上,那我想這收信人可能要抓狂了。

由於目前的網路環境不是家家戶戶都有 Cable Modem或是網路專線,大多數的朋友仍是透過電話線來上線(速度慢),所以,在這種情形下,如果你常常寄個什麼檔案打算要跟你的朋友「分享」的話,我想,你的朋友會很痛苦。

更慘的情形是,萬一你的朋友是那種久久才收一次信的人,你又常常寄個小遊戲給他的話,他的信箱有可能就被你的「好意」給塞爆了。

其實,如果你覺得哪個站台有什麼值得介紹給你好友的程式(檔案),不妨在信件中告訴他這個網站的 URL,讓他自己決定要不要Download,而不是一股腦的把程式塞到他的信想去。

二、寫完信後,先看幾遍,再傳送。

當你把e-mail都打好之後,我建議你先看個幾遍,會不會有用字容易造成誤會的地方,然後再傳送。因為,e-mail只有文字而已,收信人沒有辦法從這些文字來正確的了解你的情緒,很多的誤會都是這樣產生的。

我們講電話的時候,從語氣、聲調就可以了解對方的情緒,但是E-Mail就不行,明明你是很平和的表達自己的意見,但是,有時候卻會發現當閱讀起來的時候,好像就會顯得你很嚴肅、不禮貌、甚至不高興,事實上這些都不是你的本意。

在信件中適時的運用一些表情符號(像是 :)、^_^、 :P、:~ 等等)有助於情緒的正確表達。

三、轉寄前,請三思。

相信各位朋友對於「幸運信」(也叫連鎖信)這種遊戲並不陌生,正因為電子郵件傳遞方便的特性,這種信在網路上大行其道,它的變形也一大堆,有時候根本會讓你分不出信中描述的事情是真是假,你也信以為真的轉寄給你的朋友。

這種信的基本特色不外乎內容都是危言聳聽的言論,在信尾,還會強調一定要轉寄給其他人知道。

你是不是也曾轉寄過這類信件給你的朋友呢?不知道有多少的網路資源,就被這種垃圾訊息給浪費掉了。

當你下次收到所謂的類似「好心的警告」這樣的信,信中並要求你轉寄給其他朋友知道時,你是:「寧可信其有呢?」還是讓它:「謠言止於智者」,完全看你的決定囉。

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